Entre la digitalisation et la crise sanitaire mondiale, les pratiques d’achats ont énormément évolué au cours de ces dernières années, tout particulièrement au sein des TPE et des PME. L’usage des nouvelles technologies, bien qu’intégré dans les habitudes quotidiennes, ne cesse lui aussi d’évoluer en parallèle de la reprise des échanges physiques. Le point sur l’évolution des pratiques achats et la digitalisation des process, qui fait écho à notre article sur la digitalisation de la supply chain….
Service achats : l’un des piliers de l’entreprise
Le service achats est mis en place par les entreprises afin de leur permettre de se procurer les biens et services nécessaires à la continuité de leur activité. Dans les entreprises de toutes les tailles, c’est en général le service achats qui s’occupe de fournir l’entreprise en matières premières, en fournitures de bureau, etc.
L’intégration du service achats avec les autres services et son évolution au sein des grands groupes s’avère essentielles pour permettre à l’entreprise de rester concurrentielle. Mais pour cibler les produits et services les plus utiles et centraliser l’achat des fournitures opérationnelles, le service achats n’a d’autre choix que de se conformer à l’évolution de certaines pratiques.
L’élargissement et la centralisation du service achats
Autrefois, la plupart des services achat étaient organisés de sorte que chaque collaborateur pouvait gérer facilement le processus de passation de commandes. Mais avec la digitalisation des achats, ces pratiques ont largement évolué et les acheteurs font en sorte de centraliser le processus d’appel d’offres tout en délégant la gestion des commandes à d’autres équipes. Cela leur permet ainsi de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée inhérente à leur métier.
En parallèle, le service achats connaît de plus en plus un élargissement de ses portefeuilles. Une fois l’équipe achats bien en place, le management cherche bien souvent à élargir son champs d’actions et à ainsi impliquer l’équipe dans des domaines plus larges. Ainsi, dans de plus en plus d’entreprises, les investissements, les voyages et les cadeaux sont exclusivement gérés par l’équipe achats.
La mesure et le pilotage des performances achats
L’avènement du concept d’achat intelligent a poussé les directions à blâmer les équipes achats en cas de mauvais résultats. Pour pallier ce problème récurrent, de plus en plus d’entreprises investissent dans des portails. Le portail achats est l’un des leviers d’optimisation des processus d’achat. Il inclut de nombreux indicateurs et tableaux de bord permettant de définir réellement les responsabilités des différentes équipes, que les résultats soient bons ou mauvais.
C’est la raison pour laquelle nombreuses sont les entreprises à investir dans un logiciel de SRM pour une vision à 360°. Un outil de spend analysis pourra également être utilisé en complément afin de mieux tracer les dépenses. Enfin, un module de performance management fera partie des meilleurs outils pour valoriser les économies réalisées.
Le logiciel de gestion achats au service des équipes achats
Face aux nombreux enjeux offerts par la digitalisation des achats, les éditeurs de logiciels se sont attachés à proposer des solutions adaptées. Les logiciels d’achats en ligne, avec notamment la création d’un portail achat et d’un portail fournisseurs, ont littéralement révolutionné le travail quotidien des équipes achats. Ces logiciels représentent des outils de comptabilité et de finance ultra puissants qui permettent d’automatiser le cycle d’approvisionnement pour l’achat de biens et de services. Parmi leurs fonctionnalités majeures, on retrouve notamment le contrôle des stocks, les commandes automatiques, la gestion des fournisseurs, etc. Ces logiciels permettent d’avoir une vue d’ensemble sur la liste des fournisseurs, sur les commandes, les devis, les livraisons, la compatibilité, etc. Les logiciel SourcingForce, Determine ou encore Acquirell font partie des solutions les plus utilisées par les entreprises.